Muchos emprendedores y profesionales freelance utilizan oficinas virtuales para domiciliar en ellas sus sedes fiscales. Las oficinas virtuales son un servicio que están prestando coworkings y centros de negocios, que permiten a un emprendedor recibir en estos lugares la correspondencia oficial o adjuntar la dirección de estos espacios colaborativos en sus facturas.
Antes de nada, debemos distinguir entre la sede social y la sede fiscal o comercial. La sede social es aquella que aparece en la escritura pública de una empresa y en sus documentos fundacionales. Es una dirección física donde se supone que se puede localizar a la empresa y, que suele coincidir con el lugar donde se encuentran localizados los órganos de dirección.
La sede fiscal o comercial, en cambio, es una dirección donde se reciben las comunicaciones y cartas de las administraciones públicas, de clientes y proveedores y la que aparece en las facturas.
Para cambiar la sede social es necesario modificar la escritura pública de la empresa ante notario; mientras que para modificar la sede fiscal tan solo debemos comunicárselo a Hacienda y a los organismos oficiales.
Un trabajador autónomo, un emprendedor que no ha legalizado su proyecto como una sociedad mercantil, no tiene sede social, pero sí tiene sede fiscal.
La sede fiscal o comercial tiene su importancia. Proyecta una imagen exterior del emprendedor. No es lo mismo rellenar las facturas con la dirección de un domicilio particular, que hacerlo con unas señas situadas en el centro de la ciudad o en algún área de relevancia empresarial.
Los gerentes de C.N. Centros de Negocios, una red de centros de negocios repartidos por Madrid, Málaga y Sevilla, que prestan este servicio, explican que las oficinas virtuales ayudan a que crezca una empresa o un proyecto empresarial, sobre todo en sus primeras etapas de vida. Ya que ofrecen una imagen de solvencia y profesionalidad que ayudan a que el proyecto cuaje.
¿Qué es la oficina virtual?
Una oficina virtual es un servicio que permite a empresas, autónomos y profesionales disponer de una dirección fiscal y comercial sin necesidad de trabajar físicamente en ese lugar. En la práctica, funciona como una oficina administrativa a distancia, donde se centralizan ciertas gestiones básicas mientras la actividad real puede desarrollarse desde cualquier otro punto, como el domicilio del emprendedor o en vario sitios con movilidad geográfica.
Todas las empresas están obligadas a tener un domicilio fiscal, es decir, una dirección donde recibir comunicaciones oficiales de organismos como Hacienda o la Seguridad Social. La oficina virtual cubre esta necesidad, ofreciendo una ubicación válida sin que el emprendedor tenga que alquilar un espacio físico permanente. Este aspecto resulta especialmente útil para freelancers o pequeños emprendedores que trabajan de forma flexible y no requieren una oficina tradicional.
Más allá de cumplir con una obligación legal, la oficina virtual también aporta una mejora en la imagen del negocio. Disponer de una dirección en una zona reconocida o en un distrito empresarial transmite mayor confianza y profesionalidad. No es lo mismo presentar una empresa con una dirección en una zona céntrica o de negocios que hacerlo con una dirección residencial. Aunque pueda parecer un detalle menor, influye en la percepción que tienen los clientes y colaboradores, sobre todo en los primeros años de funcionamiento del negocio o cuando está ampliando su ámbito de influencia.
Este tipo de servicio suele ser ofrecido por espacios de coworking o empresas especializadas. Desde allí se gestionan aspectos básicos como la recepción de correspondencia o la canalización de comunicaciones, lo que permite al profesional centrarse en su actividad sin preocuparse por tareas administrativas. Además, facilita separar la vida personal de la profesional, evitando utilizar la dirección del domicilio particular en documentos oficiales o comerciales.
La oficina virtual es una solución práctica y flexible que se adapta a las nuevas formas de trabajo. Permite operar de manera descentralizada, cumplir con los requisitos legales y proyectar una imagen más profesional sin asumir los costes de una oficina física. Es una herramienta cada vez más utilizada en un entorno laboral donde la movilidad y la digitalización tienen un papel protagonista.
Los servicios de las oficinas virtuales.
Los coworking, centros de negocio y otras empresas especializadas que ofrecen la opción de oficina virtual a sus clientes suelen asociarlos con otros servicios; para dar una atención más completa y personalizada. Estos son algunos de ellos.
- Recepción de correspondencia. Este servicio permite que la empresa utilice la dirección del espacio del coworking o centro de negocio como domicilio fiscal y comercial. Toda la correspondencia oficial y privada se recibe allí, desde notificaciones de Hacienda o de su banco hasta cartas de clientes y El personal del centro se encarga de recogerla, clasificarla y custodiarla hasta que el titular la recoge o solicita su reenvío. De esta forma, se garantiza que ninguna comunicación importante se pierda.
- Gestión de paquetería. Además de las cartas, muchas oficinas virtuales también reciben paquetes a nombre del negocio. Esto resulta especialmente útil para empresas que trabajan online o que no tienen un punto físico estable. El coworking actúa como dirección de entrega, y en algunos casos también puede gestionar el envío de paquetes si el cliente lo necesita, facilitando de esta manera la logística diaria.
- Servicios de comunicación. La oficina virtual permite utilizar la dirección contratada en comunicaciones profesionales, como correos electrónicos o documentación corporativa. Algunos centros ofrecen incluso cuentas de correo con dominio propio o servicios de reenvío de emails.
- Atención telefónica. Uno de los servicios más valorados es la recepción de llamadas. El centro que ofrece la oficina virtual puede actuar como una centralita telefónica, atendiendo las llamadas en nombre de la empresa y derivándolas al teléfono personal del cliente. Esto mejora la imagen profesional y evita que se pierdan oportunidades de negocio cuando no se puede responder directamente.
- Uso de salas de reuniones. Aunque la oficina virtual no implica un espacio físico permanente, muchos centros ofrecen la posibilidad de alquilar salas de reuniones de forma puntual. Estas salas están preparadas para encuentros profesionales, presentaciones o atención a clientes. En algunos casos, el propio centro que presta este servicio puede encargarse de recibir a las visitas antes de la reunión.
- Presencia en el directorio del centro. El nombre y la imagen de la empresa pueden aparecer en el directorio del centro de negocio o del coworking, normalmente ubicado en la entrada del edificio. Esto refuerza la visibilidad y transmite la sensación de que el negocio cuenta con una sede física en ese lugar, mejorando su imagen corporativa frente a los clientes.
La oficina virtual y los nómadas digitales.
Una modalidad que ha cogido notoriedad en los últimos años es la de los nómadas digitales. Son profesionales que realizan su actividad 100% en remoto. Llevan su ordenador personal a cuestas y sus medios de trabajo y pueden trabajar desde cualquier parte del mundo, siempre que tengan conexión a internet.
Otro de sus atractivos es que pueden trabajar para clientes de diferentes partes del mundo, ya que su trabajo se efectúa online. Un diseñador web, por ejemplo, puede llevar un proyecto de una empresa ubicada en la India, al mismo tiempo que trabaja para otro cliente de México.
Existe esa imagen de que el nómada digital es ese profesional que va viajando y moviéndose por el mundo, al mismo tiempo que trabaja en remoto. En este sentido, la Asociación de Trabajadores Autónomos (ATA) comenta la noticia de que la Ley de Startups, aprobada por el parlamento en el 2022, incluye el visado para nómadas digitales. Un visado que permite a profesionales extranjeros que trabajan a distancia, residir durante un año en nuestro país, aunque trabajen para empresas extranjeras y algunas españolas, siempre que la carga de trabajo de estas últimas no supere el 20% del total.
La figura del nómada digital es una idea atractiva, incluso romántica, para muchos emprendedores. Parece un estilo de vida idílico eso de ir viajando por el mundo, mientras se continúa trabajado. Lo cierto es que esa imagen entra en contradicción con la estabilidad que exige el mundo empresarial. No parece seria la imagen de un profesional que hoy factura desde Londres y a la semana siguiente lo hace desde Barcelona. Por eso la opción de la oficina virtual es una alternativa adecuada para estos profesionales que trabajan en remoto y que pueden ir cambiando su dirección física con cierta frecuencia.
El emprendimiento en la era digital.
La revista Zigzag señala que el número de profesionales freelancer se ha duplicado en España en los últimos años. Nuestro país ha experimentado un aumento del 112% de la cantidad de servicios freelancers que se prestan a otras empresas.
El término “freelancer” en realidad es un anglicismo que equivale a lo que en España conocemos como trabajador autónomo. Pero que asociamos más a trabajos tecnológicos o que se prestan online. Trabajos que se realizan para efectuar una tarea concreta y se cobran por horas, que prestan un servicio que puede ser recurrente o que se encargan de poner en marcha un proyecto o un área del mismo.
Dentro de estos servicios, los más habituales son los B2B. Servicios prestados a otras empresas. Dentro de la ola de digitalización que estamos viviendo, muchas empresas subcontratan ciertos trabajos a trabajadores freelance. Profesionales que conocen un área profesional específica y que pueden trabajar para la empresa a tiempo parcial; sin que el cliente se vea obligado a integrarlo en su plantilla. Con todos los beneficios que esto reporta para ellos. No tienen que darlos de alta en la Seguridad Social y pueden prescindir de sus servicios cuando ya no los necesitan. Sin que medie ninguna obligación de permanencia en el tiempo.
El mundo online ha abierto nuevas posibilidades de negocio. Estamos hablando de las tiendas digitales (e-commerce), o de servicios de mentoría, coach o asesoramiento a distancia que muchas veces se prestan a clientes particulares, no a empresas.
Por medio de las videollamadas y de las conferencias en streaming, el profesional puede entrar en contacto con clientes alejados de su ubicación geográfica y prestarles un servicio de calidad. En gran medida, internet ha reventado las barreras geográficas.
Las oficinas virtuales están en coherencia con esta nueva forma de trabajar. Es una alternativa acorde a los nuevos tiempos. Sobre todo porque es una opción flexible y porque mejora la imagen del emprendedor.
La imagen personal garantiza buenos contratos.
La escuela de negocios IEBS Business School habla de lo importante que es la imagen personal para triunfar en el mundo empresarial.
Esa imagen, o al menos la manera de transmitirla, ha cambiado. Ya no se trata tanto de la presencia física que un profesional presenta en una entrevista con un cliente potencial. Vestir un traje elegante, ir bien peinado, afeitado, etc. Que por supuesto, no debe desatenderse, pero hay más cosas.
De un tiempo a esta parte se lleva trabajando el concepto de “marca personal.” Es la imagen que transmite un profesional. Una imagen que incluye su trayectoria, pero también sus valores, sus habilidades, su experiencia; y que contribuye a labrarse una reputación.
Hay especialistas en marketing que le dan más valor a la marcha personal que a la marca comercial (marca de una empresa o producto). La razón de ello es que, al parecer, la marca persona inspira más cercanía y confianza.
Precisamente, ganarse la confianza de los clientes potenciales es el late motive del branding personal. Esto implica mucho más que vestir bien o mantener una imagen física atractiva. Supone trabajar las redes sociales, tener presencia en internet por medio de una página web propia, labrarse una buena red de contactos profesionales.
Redes sociales como LinkedIn son una herramienta para trabajar la marca personal (en el ámbito empresarial), tal y como se concibe en los últimos tiempos.
Para trabajar la imagen personal hay que cuidar todos los detalles. Uno de ellos es la sede comercial de tu negocio o proyecto. Es aquí donde entra en juego la oficina virtual. Un dato que puede mejorar la imagen de un profesional y le permite conectar con clientes que de otra manera sería más difícil hacerlo.
