El registro de la jornada laboral ya no solo es algo a tener en cuenta: la ley te obliga a ello. Por lo tanto, es una obligación legal que hemos de cumplir.
Hoy, te explicaremos cómo realizar correctamente el registro de la jornada laboral de los trabajadores para que lo tengas en cuenta.
Ahora, existe una obligación legal del registro de la jornada laboral
El registro de la jornada laboral es obligatorio en muchos países, incluyendo España, donde la normativa vigente establece que todas las empresas deben llevar un control de las horas trabajadas por sus empleados.
Esto incluye tanto las horas ordinarias como las extraordinarias. En España, esta normativa fue reforzada en mayo de 2019 con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y que estableció que el registro de la jornada diaria de los trabajadores pasaba a ser obligatorio
El principal objetivo de esta ley es garantizar el cumplimiento de los límites en la duración de la jornada laboral y asegurar que se respeten los derechos de los trabajadores en cuanto a descansos, horas extraordinarias y conciliación de la vida laboral y familiar.
Además, facilita a las autoridades laborales y a los empleados tener una visión clara y transparente de las horas que realmente se trabajan.
¿Qué dicen las leyes sobre el registro de la jornada?
El Real Decreto-ley 8/2019, que regula el registro de la jornada en España, establece que todas las empresas deben:
- Llevar un registro diario de la jornada de todos los empleados, independientemente de su categoría profesional o tipo de contrato. Esto incluye tanto a los trabajadores a tiempo completo como a los que trabajan a tiempo parcial.
- Conservar los registros durante un mínimo de cuatro años, y estos deben estar disponibles para la inspección por parte de las autoridades laborales o los propios trabajadores.
- Incluir en el registro las horas de inicio y fin de la jornada laboral, así como cualquier pausa o interrupción que se realice durante el día de trabajo.
Esta obligación afecta a todo tipo de empresas, sin importar su tamaño o el número de trabajadores. Desde grandes corporaciones hasta pequeñas pymes, todas deben cumplir con esta normativa.
Además, el incumplimiento puede acarrear sanciones económicas y problemas legales graves.
Sanciones por no registrar la jornada laboral
El incumplimiento de esta normativa puede acarrear sanciones económicas considerables y muy graves para las empresas. Las sanciones por no llevar el registro de la jornada o hacerlo de manera incorrecta varían según la gravedad de la infracción, pero pueden oscilar entre los 626 y los 6.250 euros.
Además de las multas, no registrar correctamente la jornada laboral puede derivar en otros problemas legales. Si un trabajador demanda a la empresa por realizar horas extras no remuneradas, la falta de un registro claro y detallado puede ser una prueba en contra de la empresa. Los tribunales suelen dar la razón a los trabajadores en estos casos, ya que se considera que es responsabilidad del empleador llevar el control de las horas trabajadas.
Formas de registrar la jornada laboral
Existen diferentes maneras de registrar la jornada laboral.
Las más comunes son:
- Registro manual: Se lleva a cabo de forma tradicional, con un papel o una hoja de cálculo donde los empleados anotan la hora de entrada y salida. Aunque es una opción sencilla, puede ser ineficiente y propensa a errores. Además, no facilita el acceso a la información en caso de una inspección laboral, ya que se corre el riesgo de pérdida o manipulación de los datos.
- Registro digital o por aplicaciones: Los profesionales en la creación de una APP para tal fin, Registro de Jornada Laboral, nos la muestran, y nos enseñan que es una opción muy eficiente que facilita tanto la gestión como la conservación de los registros. Existen muchas aplicaciones y programas específicos para llevar este control de manera digital. Estas herramientas suelen automatizar el proceso y ofrecen más seguridad en la conservación de los datos. Además, son más fáciles de utilizar y permiten un seguimiento en tiempo real de las horas trabajadas.
Ventajas del registro digital de la jornada laboral
Registrar la jornada laboral de manera digital tiene múltiples ventajas sobre el método manual:
- : Los sistemas digitales suelen registrar automáticamente la hora de entrada y salida de los empleados, lo que reduce el margen de error y evita manipulaciones en los datos.
- Al tratarse de sistemas en línea, los registros están disponibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con acceso a internet. Esto es especialmente útil en empresas con empleados que trabajan en remoto o con horarios flexibles.
- Automatizar el registro de la jornada reduce el tiempo que los empleados y los responsables de recursos humanos dedican a esta tarea. Además, facilita la generación de informes y la consulta de los registros en caso de ser necesario.
- Muchas aplicaciones de registro de jornada están diseñadas para cumplir con la normativa laboral vigente, lo que asegura que la empresa se mantenga dentro de la legalidad y evite posibles sanciones.
- Los sistemas digitales suelen contar con medidas de seguridad avanzadas que garantizan la integridad y confidencialidad de los datos. Además, los registros se almacenan de forma segura en la nube, lo que reduce el riesgo de pérdida de información.
Consejos para implementar un sistema de registro de la jornada laboral
Si estás considerando implementar un sistema de registro de la jornada laboral en tu empresa, aquí tienes algunos consejos útiles:
- No todas las empresas tienen las mismas necesidades. Evalúa el tamaño de tu empresa, el tipo de trabajo que realizan tus empleados y si necesitas un sistema que permita registrar las horas de trabajadores en remoto. Existen muchas soluciones en el mercado, desde las más sencillas hasta las más completas, por lo que es importante encontrar la que mejor se adapte a tu situación.
- Al elegir un sistema de registro de jornada, verifica que cumpla con los requisitos legales establecidos. El sistema debe permitir registrar de manera clara la hora de inicio y fin de la jornada, así como conservar estos datos durante al menos cuatro años.
- Una vez implementado el sistema, es fundamental que todos los empleados sepan cómo utilizarlo correctamente. Proporciona formación si es necesario y asegúrate de que todos comprendan la importancia de registrar su jornada de manera precisa.
- Aunque utilices un sistema digital, es recomendable realizar auditorías internas de manera periódica para asegurarte de que el registro se está llevando a cabo correctamente. Esto te ayudará a identificar posibles problemas o errores antes de que se conviertan en un conflicto legal.
- Los empleados tienen derecho a acceder a los registros de su jornada laboral. Asegúrate de que el sistema que implementes permita esta consulta de manera sencilla y transparente.
¿Qué pasa si un trabajador no registra su jornada?
El registro de la jornada es una responsabilidad tanto del empresario como del trabajador. Por lo tanto, si un empleado no registra su jornada correctamente, puede generar problemas tanto para la empresa como para el propio trabajador. La falta de registro puede interpretarse como una falta de cumplimiento de las obligaciones laborales y, en caso de inspección, podría dar lugar a sanciones para la empresa.
Por lo tanto, es fundamental que los empleados comprendan la importancia de registrar su jornada de manera precisa y que la empresa implemente medidas para facilitar este proceso.
Ahora, ya lo sabes
El registro de la jornada laboral es una obligación legal que no debe tomarse a la ligera.
Cumplir con esta normativa no solo evita sanciones económicas y problemas legales, sino que también promueve la transparencia y el respeto a los derechos de los trabajadores.
Si bien existen diferentes métodos para llevar a cabo este registro, las soluciones digitales se presentan como la opción más eficiente, segura y adaptada a las necesidades del mundo laboral actual. Implementar un sistema de registro adecuado y asegurarse de que todos los empleados lo utilicen correctamente es clave para cumplir con la ley y mantener un entorno laboral justo y equilibrado.